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Optimiser sa veille pour gagner en efficacité et améliorer son process Qualiopi
Découvrez notre guide pour vous accompagner dans votre processus de veille contenant notre décryptage des indicateurs de veille de Qualiopi ainsi que de nombreuses astuces pour suivre efficacement l’actualité de son secteur.
Veille documentaire et formation : définition, démarche, exemple
La veille documentaire est une recherche permanente d’informations utiles qui concernent une thématique précise et donnée. L’objectif est de surveiller quotidiennement ou chaque semaine que de nouvelles études, documents, ressources ou revues n’ont pas été publiés. Agir ainsi permet de gagner du temps sur d’autres actions et d’avoir de la visibilité sur les changements à venir, notamment pour le secteur de la formation professionnelle.
Au sein d’un organisme de formation, une personne peut être dédiée à la recherche et à la veille. Ce fonctionnement facilite les démarches concernant la collecte et la synthèse de preuves pour l’audit Qualiopi. Il est important de se préparer en amont et d’adapter la stratégie en fonction des avancées prévues. Cela permet de créer une bibliothèque numérique avec des documents, des articles de qualité, des infographies, ou encore des enquêtes. Ce tableau de bord permet surtout de définir ses sources fiables pour sa veille et de classer toutes ses ressources.
Qu’est-ce que la veille documentaire ?
Une veille documentaire est tout d’abord une recherche. Mais, afin de la mener avec succès, il faut faire preuve de méthodologie avec la mise en place d’un processus clair et précis. En effet, il existe des techniques qui optimisent le temps consacré à la veille documentaire qui peut rapidement devenir chronophage. Le but étant de se concentrer sur le cœur de son activité, tout en réalisant une veille efficace afin d’assurer la pérennité de son entreprise, et donc de son activité de formation.
De plus, elle est étendue dans le temps. Ce n’est pas une simple documentation ponctuelle. Un perfectionnement constant des connaissances acquises est nécessaire. Face à cette régularité, il faut faire preuve d’organisation.
Quel est l’intérêt de la veille documentaire dans le secteur de la formation ?
Il y a de nombreux avantages dans la mise en place d’une veille documentaire. Grâce à ce processus, une entreprise ou une marque peut se démarquer de son concurrent le plus sérieux et faire la différence.
Concernant le secteur de la formation, la veille documentaire se montre essentielle dans la collecte d’information. Elle va permettre de répondre aux exigences des indicateurs Qualiopi concernant la veille, mais surtout d’assurer le développement des performances de l’organisme de formation.
La veille dans sa globalité, apparaît comme essentielle notamment pour les professionnels de la formation qui évoluent dans un écosystème en mouvance perpétuelle. La recherche d’information, le recueil des sources et la création d’une bibliothèque de documents constituent une première étape pour la réalisation de sa veille documentaire.
Actualiser les informations transmises grâce à la veille
Effectuer sa veille permet de proposer aux apprenants des informations récentes et personnalisées. Ces connaissances peuvent être précieuses. Cela améliore l’image de la marque et offre une totale satisfaction aux personnes qui suivent la formation.
Les besoins des apprenants évoluent, et les formats aussi, il est primordial de s’assurer de la satisfaction des clients.
Obtenir de meilleurs résultats
En réalisant leur veille, les professionnels de la formation développent leur expertise et leurs compétences. Les stratégies de l’entreprise peuvent s’affiner grâce à la veille et offrir ainsi de meilleurs résultats.
À noter : il existe différents types de veille. Pour aller plus loin, il est judicieux de procéder à une veille juridique (lien), technologique, une veille commerciale (lien) ou encore une veille réglementaire (lien).
Renforcer sa position d’expert grâce à la veille documentaire
Comme dit précédemment, la veille documentaire et tous les autres types de veille, développent l’expertise des professionnels de la formation. Le partage de cette expertise peut ensuite s’intégrer au sein d’une stratégie de communication par exemple. Elle permet également l’évolution de la stratégie globale de l’entreprise et donc de l’offre de formation.
En affirmant son expertise, les apprenants se sentent en confiance et intègrent l’entreprise comme experte de son domaine et référente. Ce qui prend tout son sens notamment dans le secteur de la formation où de nombreuses actualités et tendances sortent régulièrement.
Comment réaliser sa veille documentaire ?
Réaliser une veille peut être simplifiée, à condition de mettre en place le bon processus en utilisant, notamment, les différents outils de veille.
Pour commencer, il est possible de suivre les actualités d’experts, de spécialistes et de chercheurs. Ainsi, les formateurs et professionnels de la formation peuvent suivre les dernières actualités, et même être informés avant des parutions. En étant actif sur les réseaux sociaux, il est possible de développer son réseau et d’échanger avec des experts du domaine.
Il est également possible d’activer les alertes sur des blogs, les réseaux sociaux et autres médias. Il est préférable de bien sélectionner les personnes afin de s’assurer de la fiabilité et de l’objectivité des contenus. Trier les informations constitue une étape essentielle, elle met en évidence les données les plus pertinentes et fiables.
Les newsletters sont aussi l’occasion de découvrir les nouveautés liées à un sujet précis. Elles permettent de garder une surveillance concernant des thématiques précises.
Enfin, il est aussi possible de s’abonner à un flux RSS et de recevoir les notifications de cette manière. Cette surveillance de contenu permet de faire le tour de sites prédéfinis.
Les magazines en ligne comme Digiformag, et les sources d’informations au format papier, demeurent également d’excellentes ressources pour la réalisation de sa veille documentaire. Les sites d’autorité comme le CPF ou France compétences offrent quant à eux, des ressources de base, d’actualité et des statistiques.
Des plateformes spécialement dédiées à la formation professionnelle figurent aussi parmi les meilleurs outils. Le service de veille gratuit Digiformaveille offre un accès rapide aux informations et actualités concernant des thématiques précises. Il suffit de s’abonner aux sujets demandés, comme l’actualité e-learning par exemple, pour recevoir des mails régulièrement avec un condensé d’articles de sources fiables.
Il est également possible de rédiger des notes sur son compte et de réaliser des recherches directement sur la plateforme.
Exemple de veille documentaire dans la formation professionnelle
La veille documentaire constitue l’une des bases pour le développement de son entreprise et pour répondre aux exigences Qualiopi. Il est essentiel de faire un état des lieux, puis de définir son périmètre de surveillance.
Cela peut concerner les dernières approches pédagogiques par exemple, voire un 360 de toutes les thématiques en lien avec son activité de formateur ou d’organisme de formation.
Le plus important dans la réalisation de sa veille documentaire, est de stocker ces données et de les diffuser en les laissant disponibles et en accès libre. La création de documents sur l’exploitation de ces informations constitue des preuves tangibles lors de l’audit Qualiopi.
