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Nous souhaitons offrir une solution de veille efficace à un maximum de professionnels de la formation.
Optimiser sa veille pour gagner en efficacité et améliorer son process Qualiopi
Découvrez notre guide pour vous accompagner dans votre processus de veille contenant notre décryptage des indicateurs de veille de Qualiopi ainsi que de nombreuses astuces pour suivre efficacement l’actualité de son secteur.
Veille informationnelle et formation : définition, démarche, exemple
La veille informationnelle consiste à réaliser une surveillance permanente de son écosystème en tant qu’entreprise. Réaliser une veille régulière de l’environnement où évolue son entreprise est essentiel, notamment dans le secteur de la formation professionnelle.
Monde en perpétuelle évolution, les acteurs de la formation professionnelle doivent se tenir informés concernant les dernières actualités et législations en vigueur.
Outil d’intelligence collective, la veille revêt différentes formes répondant à des objectifs bien distincts. Les enjeux d’une veille pour les organismes de formation et les formateurs sont importants, son but étant de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
Qu’est-ce que la veille informationnelle ?
La veille informationnelle consiste à surveiller en permanence l’environnement d’une entreprise, en l’occurrence de son organisme de formation, afin d’en ressortir des données et informations pertinentes et exploitables.
Cette démarche de veille informationnelle correspond à un ensemble de stratégies et de processus pouvant être automatisés et permettant à la structure en question de se tenir informée des dernières parutions et évolutions concernant un domaine précis. Réaliser sa veille peut rapidement devenir chronophage, raison pour laquelle il est essentiel d’opter pour un outil de curation efficace, adapté à ses besoins en termes de recherche. Se concentrer sur son cœur de métier tout en effectuant sa veille informationnelle est tout à fait possible si un processus automatisé est mis en place au sein de sa structure.
En ce qui concerne la veille informationnelle, elle pourrait correspondre au premier palier de la veille dans sa globalité, car elle permet de prendre conscience de l’écosystème dans lequel évolue son entreprise. Elle est nécessaire à la prise de décision, elle améliore les résultats et assure la pérennité de sa structure.
Collecte, puis traitement, diffusion et conservation de l’information et des données, la veille informationnelle est un outil essentiel au développement de son activité. Ces outils que sont les veilles, offrent la possibilité de rester concurrentiel dans un environnement pouvant être saturé, très cadré, réglementé, ou en mouvance perpétuelle, comme celui de la formation professionnelle.
Quel est l’intérêt de la veille informationnelle dans le secteur de la formation ?
En tant qu’organisme de formation et pour les acteurs de la formation professionnelle au sens large : recourir aux différents types de veilles, outils incontournables, permet de s’assurer de la pérennité de son activité et le développement de ses performances.
La veille informationnelle figure parmi les outils du formateur et de l’organisme de formation qui peuvent s’appuyer sur elle à plusieurs niveaux afin d’offrir à leurs apprenants, un service de qualité. L’objectif étant de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue en proposant des services et des formations toujours plus performants, ce qui offre alors, une expérience utilisateur optimale et en adéquation avec les dernières évolutions du secteur.
Les besoins, les nouveaux modes d’apprentissage, les offres des concurrents, les dernières réglementations, les législations, les aides financières de l’État, de nombreux domaines se bousculent et évoluent régulièrement.
La veille informationnelle n’est pas propre au secteur de la formation professionnelle, cependant elle se montre indispensable dans le quotidien d’un organisme de formation. Elle s’inscrit dans le cadre de la certification Qualiopi, obligatoire pour l’obtention des financements publics et paritaires. La veille informationnelle est alors une nécessité pour les organismes de formation.
La veille informationnelle va notamment toucher les indicateurs 23 et 24 de Qualiopi qui concernent les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans son secteur d’intervention. La collecte de l’information et des données s’organise ensuite grâce à l’utilisation d’outils de curation permettant la mise en place d’une organisation efficace. Il est essentiel de conserver ses sources et une trace de chaque action liée à sa veille informationnelle.
Exploiter la veille réalisée pour Qualiopi, permet de rester concurrentiel, de respecter les législations et de proposer une offre adaptée aux besoins pédagogiques des apprenants. Utiliser l’information recueillie est un réflexe à prendre afin d’optimiser le pilotage de son organisme de formation.
Comment intégrer sa veille dans son quotidien ? Comment prouver l’efficacité de sa veille ? Que faire des informations collectées ? Tant de questions à se poser en tant que formateur ou organisme de formation afin de répondre aux indicateurs Qualiopi et pour assurer la pérennité de son activité.
Comment réaliser sa veille informationnelle ?
Réaliser sa veille informationnelle requiert méthodologie, prise de réflexe, un bon outil et la mise en place d’un processus automatisé.
Une veille efficace passe notamment par la recherche de l’information de façon proactive. Pour débuter, il est essentiel de s’intéresser au vaste espace qu’est le web, et de commencer ses recherches de médias, de blog, de toutes sources que vous considérez importantes et fiables dans leur domaine, ou bénéficiant d’une certaine notoriété.
Digiforma a par exemple réalisé une enquête montrant que 94% des organismes de formation sondés, consultent les sites web dans la réalisation de leurs veilles. Le web apparaît ainsi dans les sources d’information principales, mais également les réseaux sociaux pour 91% des sondés, les salons professionnels pour 46% et les magazines papier pour 43%. En effet, malgré l’accélération de la digitalisation dans la plupart des secteurs, la format papier demeure un excellent moyen de s’informer.
De cette enquête, ressort des sources d’informations qui intéressent moins ces professionnels de la formation : les émissions radio et les podcasts (22%) et les émissions télévisées (18%).
Tous ces canaux qui ont été cités, demeurent parfaits pour une veille informationnelle efficace, le plus important est de trouver les outils qui correspondent à ses besoins, à ses préférences et le plus pratique pour sa structure.
Parmi les sites web et outils, Digiformaveille est un service de veille gratuit dédié aux professionnels de la formation. Intuitif et efficace, il suffit de s’abonner aux thématiques proposées pour recevoir sur son adresse mail, un condensé d’articles, d’informations et de données sur ces sujets.
Cet outil réalise la curation, et envoie directement des articles d’actualité et de sources fiables. Il est également possible de rechercher directement dans la base de données de Digiformaveille, des articles spécifiques ou d’avoir une vue d’ensemble sur un sujet en particulier.
Digiformag est un site web, plus précisément un magazine de la formation professionnelle en ligne et au format papier, traitant de sujets de fonds, d’actualité et proposant des interviews exclusives et des enquêtes à destination des professionnels de la formation.
Existe-t-il d’autres méthodes pour faire remonter l’information ?
La méthode push consistant à pousser l’information vers soi, correspond typiquement à l’outil Digiformaveille. Cette technique se montre efficace car elle évite de perdre du temps à réaliser ses recherches et permet de rester concentré sur son cœur d’activité.
Le tri demeure un indispensable quand il s’agit de veille, qu’elle soit juridique (lien), documentaire (lien), réglementaire (lien), commerciale (lien) ou stratégique.
Autres outils accompagnant efficacement la veille informationnelle : les newsletters des médias, blogs, sites web et autres sources fiables et de référence du secteur. Il est également essentiel de chercher des ressources auprès des sites d’autorités, il est par exemple possible de s’abonner à la newsletter de France compétences pour ne manquer aucune information.
Les services d’alerte sont parfaits pour être tenu au courant directement des dernières actualités de son secteur. S’abonner à des alertes se montre d’autant plus pertinent, si un sujet se montre d’une grande importance pour l’organisme de formation, ou s’il est difficile de trouver une information ou certaines ressources. Les alertes des moteurs de recherche tels que Google alertes sont un bon début et seront déjà d’une grande efficacité.
Enfin les réseaux sociaux sont de formidables outils quand ils sont utilisés avec une prise de recul. Sur les réseaux sociaux, tout le monde peut s’exprimer, il est donc possible de s’abonner à un influenceur du secteur, un expert, des spécialistes, des médias, et même d’autres organismes de formation afin de garder son entreprise compétitive. Les réseaux sociaux offrent également la possibilité de communiquer et donc de s’entourer de personnes ou de ressources fiables pour la réalisation de sa veille informationnelle.
Pour aller plus loin, il est possible d’intégrer une communauté au sein de son secteur d’activité. OF Connect est par exemple, pionnière dans l’écosystème de la formation professionnelle, et accompagne les organismes de formation et tous les professionnels du secteur.
La communication est un outil à manier sans modération afin d’étendre son réseau, d’échanger sur des sujets d’actualité, et de comprendre les dernières tendances et évolutions.
Exemple de veille informationnelle dans la formation professionnelle
Maintenant que les méthodes de travail pour la surveillance des dernières actualités de son secteur pour les entreprises ont été précisées, voici quelques exemples de veille et de recherche à réaliser.
Quelles informations rechercher ? Quelles ressources récupérer et à quelles sources lorsque l’on effectue une veille informationnelle ?
Ces questions sont à se poser quand l’on souhaite effectuer sa veille, qu’elle soit documentaire, pour découvrir son environnement, d’autres entreprises (concurrentielle), technologique, pédagogique, commerciale, ou encore pour découvrir les compétences les plus recherchées. Afin d’obtenir des résultats, il est préférable de tenir une bibliothèque de sources et un tableau de bord réunissant chaque élément concernant sa recherche et son travail.
Processus à mettre en place
Les marchés évoluent constamment, et c’est notamment le cas pour le secteur de la formation professionnelle. Raison pour laquelle les entreprises procèdent à une mise en place d’une veille informationnelle comme nous avons pu le voir ci-dessus.
La recherche d’informations doit s’axer sur des sujets importants, dont l’entreprise pourra par la suite analyser, prévenir des risques éventuels et agir. L’idée principale est d’identifier les opportunités et menaces concernant son activité tout en anticipant les tendances et en suivant de près les autres entreprises de son environnement.
Les entreprises et donc les organismes de formation, doivent tout d’abord recenser les sources d’informations entrant dans leur surveillance quotidienne, afin de les exploiter pour sa veille informationnelle.
Il existe différents types de sources, elles peuvent être formelles (sites web d’autorité), informelles (communication avec des experts sur les réseaux sociaux), internes (un magazine interne, apprenants), externes (exploiter son réseau, etc.) ou être incarnées par des personnes proposant leurs ressources (communication avec ses collaborateurs, des experts sur les réseaux sociaux ou sur le web, des influenceurs dans leur domaine, etc.).
Un exemple de veille pertinent quand il s’agit de recueillir de l’information et d’identifier des tendances concerne la recherche pédagogique. Particulièrement depuis la crise sanitaire, il apparaît primordial pour les organismes de formation de s’informer concernant les dernières modalités pédagogiques, les formats comme le blended-learning, l’e-learning, l’e-tutorat, etc.
