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Veille réglementaire et formation : définition, démarche, exemple
La veille réglementaire est un processus de recherche permettant d’identifier si l’entreprise est en conformité avec les exigences et textes réglementaires qui lui sont applicables. Le résultat d’une veille réglementaire consiste à définir les actions et leur mise en place afin de répondre aux non-conformités, ou aux nouvelles exigences.
La veille réglementaire s’étend sur plusieurs domaines comme la sécurité, l’environnement, l’aspect juridique, l’application des normes ISO, le respect de la réglementation, la santé, le travail et tout ce qui concerne l’HSE (hygiène, sécurité, environnement).
Quant au secteur de la formation, la veille réglementaire revêt une casquette supplémentaire, celle du respect des exigences des certifications acquises ou en cours d’acquisition pour l’organisme de formation ou le formateur, comme la conformité aux critères et indicateurs Qualiopi.
La veille réglementaire est un indispensable pour les entreprises évoluant dans un environnement avec des exigences réglementaires et encadré niveau juridique.
Qu’est-ce que la veille réglementaire ?
La veille réglementaire est à prendre au sérieux car elle est une obligation pour les entreprises évoluant dans des secteurs réglementés, comme les entreprises pharmaceutiques, ou dans le domaine de la santé en général, dans l’HSE (hygiène, sécurité, environnement), et tout ce qui relève d’un encadrement juridique.
La veille réglementaire fait partie des obligations pour les entreprises en question, et est ainsi souvent confiée à un responsable des affaires réglementaires ou au responsable qualité. La veille réglementaire est un processus de recherche visant à surveiller les sources d’informations en rapport avec les réglementations, à détecter les nouvelles exigences et à évaluer la conformité de l’entreprise avec les textes réglementaires applicables au secteur en question.
L’objectif de la veille réglementaire est donc de surveiller l’environnement réglementaire, identifier les nouveautés et exigences, puis s’assurer de la mise en place d’actions permettant d’être en conformité avec la réglementation.
Quel est l’intérêt de la veille réglementaire dans le secteur de la formation ?
La veille réglementaire n’est pas uniquement propre au secteur de la formation, mais elle constitue l’un des outils phares de l’organisme de formation ou du formateur dans le développement de ses performances et pour assurer la pérennité de son activité.
La veille peut ainsi être légale ou réglementaire, les professionnels de la formation sont concernés car ils y sont soumis, notamment depuis la réforme de la formation professionnelle. Un organisme de formation doit s’assurer d’être en conformité avec la loi, et peut accéder à certains financements grâce à des certifications telles que Qualiopi. La veille réglementaire comporte ainsi plusieurs enjeux pour un organisme de formation.
Tout d’abord, la veille s’inscrit dans le cadre de la certification Qualiopi pour l’obtention des financements publics et paritaires. Elle concerne notamment les indicateurs 23, 24 et 25, elle apparaît alors comme une nécessité pour un organisme.
Ensuite, une fois certifié Qualiopi, un organisme de formation doit s’assurer d’être toujours en conformité avec les différents critères et indicateurs du référentiel national qualité. La veille réglementaire détient toute son importance concernant cet exemple précisément. Elle permet aux entreprises appartenant à des secteurs réglementés, de s’assurer d’être en conformité avec les exigences, les textes réglementaires applicables à l’environnement et finalement toute la réglementation qui concerne l’organisation en question.
Comment réaliser sa veille réglementaire ?
Effectuer sa veille réglementaire peut devenir une tâche non seulement chronophage mais aussi complexe, car il est nécessaire de se tenir informé des nouvelles réglementations applicables à son secteur. La mise en place d’un processus s’impose et cela passe par un accompagnement avec des outils spécifiques.
Le choix de son outil ou la mise en place d’un processus automatisé et constant se réalise en second plan. Tout d’abord, il est nécessaire pour l’organisme de formation, de définir les objectifs de sa veille réglementaire. Faut-il surveiller sa conformité avec le RNQ (référentiel national qualité) afin de conserver sa certification Qualiopi ? S’agit-il de surveiller l’aspect juridique ou l’actualité concernant les financements ? Il est important de se poser ces questions afin de définir des objectifs et de guider sa veille réglementaire.
Ensuite, l’organisme de formation peut passer à l’étape suivante en recherchant des outils adaptés et en passant à la mise en place d’un processus optimisé pour l’entreprise.
Quels outils utiliser pour réaliser sa veille réglementaire ?
La veille réglementaire est souvent attribuée au responsable qualité, en tout cas il est important de désigner des collaborateurs qui se chargent de la veille. Structurer et appliquer un processus concernant la veille est primordial, cela permet entre autres, de conserver des preuves essentielles à l’obtention de sa certification Qualiopi, par exemple.
Il existe de nombreux outils de curation, donc conçus pour la veille de manière globale. En revanche, concernant le secteur de la formation, un outil plus adapté est préférable.
Digiformaveille, est un service de veille gratuit et constitue un outil indispensable aux formateurs et autres professionnels de la formation. Digiformaveille accompagne les organismes de formation dans leur veille afin de les tenir informés concernant les actualités, les tendances, et en l’occurrence, les exigences réglementaires et nouvelles réglementations.
Il suffit de créer un compte gratuitement, puis de s’abonner aux thématiques concernant la réglementation comme l’aspect juridique, Qualiopi, etc., pour ensuite recevoir des mails réguliers proposant un condensé d’articles sur ces sujets. Les ressources proposées par Digiformaveille sont fiables et proviennent de sources vérifiées. L’outil permet également de rechercher directement sur la plateforme et d’annoter les informations collectées.
Comment recenser des sources d’informations fiables pour sa veille réglementaire ?
La veille réglementaire est assez spécifique, raison pour laquelle il est nécessaire de sélectionner des sources fiables comme les magazines et autres médias dédiées aux problématiques du secteur de la formation.
Digiformag par exemple, est un magazine en ligne spécialisé pour les professionnels de la formation et propose également son format papier. Actualités, interviews, enquêtes, articles de fond, sujets législatifs, réglementaires et juridiques, Digiformag fait le point sur les dernières exigences en matière de réglementation.
Autre point important, s’abonner à des newsletters. Les médias, blogs et sites d’autorité proposent la plupart du temps, des newsletters afin de recevoir directement les informations importantes. France compétences, CPF, pour la veille réglementaire nous vous conseillons de vous renseigner notamment sur les sites d’autorité.
Vous avez également la possibilité de vous abonner à des alertes. Les moteurs de recherche les proposent, comme Google alertes et permettent de se tenir informé en temps réel. Vigilance cependant, ces services d’alerte demandent un tri de l’information supplémentaire.
Les réseaux sociaux vous permettent quant à eux, de vous abonner à des personnes expertes ou affluentes, mais surtout à des personnes travaillant dans le service public par exemple. Vous disposerez ainsi d’un flux regroupant les informations que vous souhaitez pour votre veille réglementaire.
Pour aller plus loin, pensez également à la communauté. OF Connect est pionnière dans le secteur de la formation professionnelle et vous permet d’échanger avec des professionnels de la formation sur des thématiques précises. Excellent moyen de faire vivre l’écosystème et de se tenir informé des dernières exigences réglementaires.
Exemple de veille réglementaire dans la formation professionnelle
La veille réglementaire dans le secteur de la formation professionnelle poursuit plusieurs objectifs et permet notamment d’anticiper les nouvelles réglementations. Cet environnement est en constante mouvance et connaît d’importants changements.
Réalisez tout d’abord votre veille réglementaire afin de conserver votre certification Qualiopi, mais également pour vous assurer que vous êtes toujours en conformité avec les exigences demandées.
La formation professionnelle est encadrée, la part administrative demande beaucoup de temps aux organismes de formation, il est essentiel de rechercher et de comprendre les attentes des derniers textes réglementaires.
Il peut être aussi pertinent de compartimenter sa veille en différentes thématiques : juridique, réglementaire, documentaire, informationnelle ou encore commerciale.
